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會議的時間管理

減少會議時間的浪費

如果你是位管理者，相信你和大多數管理者會持同樣的看法，認為：「會議是你浪費時間的最大因素。」

根據一項問卷調查的結果，有四分之三的人認為：「會議的時間，有一半以上是完全浪費的。」根據統計，管理人員平均每星期花在會議的時間多達十小時（有些公司會高達二十小時），所以管理人員每星期有五小時，也就是每天有一小時是浪費的。

□三項基本法則

要減少會議時間的浪費，首先必須遵守三項基本法則：

◆取消不必要的會議及委員會

改善會議首先要做的就是：取消所有不必要的會議，並刪除所有不需再存在的各個委員會。阿弗列•史密斯（Alfred E. Smith）說得妙：「委員會是一群人，他們個人辦不了事，湊在一起又決定什麼事都不做。」

◆盡量縮短時間

如果必須開會，應該盡量縮短時間。

議程決定後，先估計會議所需時間，然後將結束時間寫在會議通知上，並嚴格遵守，只可提前結束，不可超過。絕對不可以有一開會就耗去整個早上或整個下午的習慣。上班時間是用來工作的，而不是用來消耗的！

◆排除不必要的與會人士

會議應排除不是絕對必要參與會議的人，假使有需要他們提供一些協助，可以在開會前先請教他們，或是開完會後告知他們。

開會的代價非常高，是公認第一的時間浪費。會議召集人要隨時記住這個簡單的算數：開會一小時所花的錢，等於每一個與會者每小時薪水的總和；這還不包括與會者開會時間的機會成本。因此，會議的成本經常比會議所能帶來的效益高出很多。

以我任教的學校為例，每位教授每小時的薪水以最基本的四百元計算，六十八人的校務會議，每開一小時就要花費兩萬七千元以上，這還不包括這些教師因為參加會議而無法從事教學、研究等活動的機會成本。校務會議更往往一開就是四、五小時，開一次會的成本至少十萬元以上。

開會的技巧

以下提供一些開會的技巧作為參考。

□開會前的技巧

如果會議前的準備工作能夠做好，會議便得以順利進行。

◆按重要性排定議題次序

安排議程時，應按照「重要性」來排定討論議題的先後次序。根據80/20法則，即使沒有時間討論完所有的議題，但完成前面20%的議題，就可解決80%的問題。

◆事先發給會議資料

開會前，應盡可能將要討論的議題及相關資料發給與會人員，讓他們在開會前就能夠事先閱讀資料，以免開會時再花時間來看。那些對議題不甚瞭解的人，可自行預先多花些時間閱讀資料，否則在會議中，根本不可能在短時間內徹底瞭解要討論的問題。此外，與議題相關的人，也才可以事先整理出自己的意見，在開會時有系統的提出。

◆事先整理解決方案

大多數人都是被動的，即使事先發給討論議題，也很少人會有所準備。因此，會議主持人最好事先請相關人員整理出需要討論議題的解決方案，以及各方案的利弊得失。否則，開會時每個人再花時間思考的話，不但會影響會議的進行速度，而且很可能會因為時間不夠，而必須延到下次會議才能有所決議。

◆手機關機或設為震動

會議開始時，所有與會人士應該將手機關機，或至少轉為震動。除非非常緊急，否則盡可能不要接聽電話；若不得已需接聽電話時，應離開現場到會議室外講電話。主席則是盡可能不要接聽電話，以免影響會議進行；若有非常重要的電話，也應請人暫時代理主席，自己到外面講電話。

我想在此順便提一下關於手機關機的問題。有一回有位行政院政務委員來校演講，在開始時他拿出手機放在講桌上並說：長官交代要隨時開手機。當然他所指的長官就是總統和行政院長。關於這點，我並不認同，因為任何人都有長官，是不是任何人在演講的時候都要開著手機呢？我認為比較適當的作法應該是：在上台前將手機轉為震動，然後交給別人代為接聽。如果真的有緊急的事情（機會並不大），再請演講者來接聽，這時聽眾也會諒解。

◆準備筆和紙

每次開會，總會有幾位與會者沒帶筆和紙，所以應將筆和紙準備好放在桌上，讓需要的人自由取用。

□開會時的技巧

開會時，會議主席的主持技巧，對會議進行的效率有相當程度的影響。

◆準時開會

所有定期召開的會議，必須在第一次的會議中，明白的告訴所有與會的人，務必準時出席。

許多會議都已養成於開會時間十分鐘後再開始的惡習。當這種惡習持續了一段時間之後，將會繼續惡化；從十分鐘到十五分鐘，從十五分鐘到二十分鐘。因為大家都知道，反正準時到也必須等別人，所以原來準時的人也會不想準時來。這就是為什麼在台灣大家參加婚禮都會故意遲到，以免準時到了之後，還要等一個小時才能開始用餐。我剛回國時不知道這種習慣，經常第一個到，更荒謬的是，有時甚至比負責收禮金的招待人員還早到。

要如何才能夠使慣於遲到的人準時到達呢？答案是：準時開會。如果讓大家瞭解會議一定準時開始，很快便會進行重要的討論與決策，遲到的人不但很不利，而且會不好意思，這樣慣於遲到的人就不會再遲到了──起碼開這個會議的時候。另一個方法是，刻個「為尊重大家時間，請務必準時出席」的橡皮章，以紅色蓋在會議通知上，保證效果會很好。

因為現在會議通知大多是電子檔，所以很容易就可以設計這樣一個字樣的圖案，加在會議通知的適當位置即可。

◆會議結束前重述結論

開會結束前，要將在會議中所達成的共識或決議，以及何的發言時間。根據我的觀察，如果主席這樣做，事後的抱怨通常比較少。與會者也要有所節制，對於每一個討論議題，最多發言兩次，以尊重他人的意見表達。

◆第三者做記錄

最好由第三者（如祕書）來寫會議紀錄，不要由與會者中指定，否則記錄的人不可能專心開會。

□開會後的技巧

議決事項的執行與追蹤是開會後必須確實做到的事。

◆盡速送發會議紀錄

會議過後，最好在同一天或隔天，將會議記錄e-mail或送給每位與會者，上面載明會議的決議事項，何人該做何事，以及事情的完成期限。對於會議記錄有異議的人，亦可盡速反應。

要能夠盡速送發會議紀錄，就必須先寫完會議紀錄，並經主席修改定稿。大家都有這樣的經驗，如果會議結束後立即寫會議紀錄，由於記憶猶新，很快就能完成；但若拖到隔天甚至隔週，會忘了一半以上，可能要花兩、三倍的時間才能拼湊完成。所以負責寫會議紀錄的人要養成會議後立即整理完成的好習慣，主席也可在會議後就要求當天要看到會議紀錄。關於這點，我們全校都有個深刻的印象。有一次本校某位教授擔任學校「校長遴選辦法草案研擬小組」的召集人，這個工作非常辛苦，不但要召開七、八次小組委員會議，而且還要辦數場公聽會，以廣納各方的意見。每次中午開完委員會或公聽會後，我們往往在下午或至遲隔天早上，就可收到打字打好的會議記錄。由於各委員收到時還記憶猶新，所以可以很快的瀏覽一下會議的結論和建議，非常有效率。

◆下次會議追蹤執行成果

我任教的學校對於這點執行得很徹底，每次行政會議前，相關的主管都要填寫一份上次會議議決事項的辦理情形表，於本次會議提出說明。如此作法確實可以很有效率的追蹤上次會議議決事項的執行情形。

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