- 配合自己的專長和興趣設定專屬的目標
有效的成果來自實際、明確的目標，沒有期限或時效的目標，不會帶來絲毫的動力！寫下目標並經常思考，不但可以讓你抱持高昂的士氣，還能培養積極的心態。
- 養成善用時間的習慣
透過事先計畫將時間用在正確的目標上，不要小看零碎的時間，只要加以善用，可以改善工作的效率增加生活的樂趣。
- 時間管理是現代人必須學習的重要知識和訓練，是個人增強競爭力的最佳手段
找到方法→練習→驗收成果→從成果中擬定改善方法→再練習，一旦有過成功的經驗，將讓你對時間管理樂此不疲。
- 首次收錄「健康目標」及「家庭目標」擬定及實現
在追求工作目標的同時，也必須兼顧健康及家庭兩項目標，健康、家庭是人生目標擬定不可獲缺的元素。
- 一本實用、處處提醒、跟著做就學得會的時間管理手冊
書中的管理策略全都是來自作者的經驗及觀察，保證確實可行！今天就找機會試著做做看，達成目標的成就感是你持續進步的推手！
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 你是否總是做著緊急的事而非重要的事？
如果你做事的速度已經不能再加快了，
那麼也許該停下來檢視自己運用時間的方式。
時間管理的能力直接影響到我們工作的效率及生活的品質，可是教導這門學問的課程卻很少見。專研生產管理與生產排程的廖慶榮教授，將個人多年來的經驗化為各種訣竅，提供給有心改善時間運用技巧的讀者。
本書只談成功運用時間管理的具體方法，而不討論形而上的理論：從設定適合自己的目標、擬定具體計畫、避免時間的浪費和拖延、釐清提高效率的正確觀念、善用節約時間的設備，到瑣事的安排、積極利用片段時間、控制會議程序、有技巧的處理人際事務，每一個小細節中，都藏著進一步改善時間管理的契機。
找到方法→練習→驗收效果→改善方法→再練習：每一次成功的運用時間管理方法，會讓人保持愉快的心情，每天都充滿新鮮感。徹底執行這些方法並持續創新，除了提昇工作方面的競爭力，也讓人有更多的餘裕做些有益身心健康的活動，並享受與家人相處的樂趣。
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 廖慶榮
目前為國立台灣科技大學副校長暨工業管理系講座教授，並為中國工業工程學會理事長。畢業於明志工專工業管理科，先後取得美國伊利諾理工學院管理科學碩士及賓州州立大學工業工程博士。主要經歷包括：台灣科技大學管理學院首任院長、榮譽學院首任院長、研發長、管研所所長，國科會工業工程與管理學門召集人，工業工程學刊總編輯等。在學術方面主要研究生產管理及生產排程，為國科會傑出特約研究員，曾三度榮獲國科會「傑出研究獎」，及教育部「優良教師獎」；在書籍著作方面，著有《作業研究》（三民書局）、《研究報告格式手冊》（五南）等書。
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第1章 設定目標 設定屬於自己的目標•時間管理的目的
第2章 擬定計畫 計畫的擬定•每週計畫•每日計畫
第3章 智慧型手機的效率 智慧型手機與平板電腦•APP軟體
第4章 避免時間的浪費 80 / 20法則•浪費時間的因素•下班後的時間浪費
第5章 避免拖延 拖延•著手去做•立即處理•徹底解決
第6章 堅持到底 絕不半途而廢•避免白做虛工•一氣呵成
第7章 提高效率的重要觀念 自己動手做•不斷改進•夠用就好•及時完成•一舉多得•
事前
準備•記錄
第8章 整理辦公室和檔案 整理桌子•辦公室的佈置•整理檔案
第9章 電腦使用的效率 掌握電腦的關鍵•最有效率的中文輸入•電腦檔案的管理•
電子郵件的
管理
第10章 積極利用時間 通勤時間•等待時間•每日三時段的時間運用
第11章 會議的時間管理 減少會議時間的浪費•開會的技巧
第12章 與人接觸的效率 授權•請人協助•預約•學會拒絕•人際關係
第13章 自我學習與管理 培養善用時間的習慣•積極的心態•閱讀•專心
第14章 健康管理 健康飲食•運動與健康
第15章 經營幸福家庭 家庭目標的達成•家事的效率
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第2 章 擬定計畫
無論你多麼忙碌，都應當花一些時間擬定計畫，因為唯有透過計畫的擬定，才能找出時間。計畫是有連貫性的，所以你應將計畫寫在智慧型手機的記事簿（參見第 3 章）裡，而不是寫在隨手抓到的一張紙條上。如此，在擬定今天的計畫時，不但可以參考昨日未完成
的計畫，同時也能很容易的翻閱你在記事簿上所寫下的目標。請記得在今日的計畫中，列出一、兩項與目標相關的工作。
計畫的擬定
無論你如何忙碌，都應當花一些時間擬定計畫；當你越覺得忙碌時，就越需要對時間的運用做計畫。忙碌的企業家都能夠找出時間做他們喜歡做的事情，這並不是因為他們有比別人更多的時間，而是因為他們能透過細心的計畫擬定來找出時間。
計畫的重要性
沒有計畫，你就可能會將工作的時間用在上網、聊天、看報章雜誌等沒有生產力的事情上。即使你仍將時間用於工作，也很容易在碰到問題時，猶豫不決，白白將許多時間和精力浪費在對各種工作的挑選和下決心上；要不然你就自然會依照隨意來找你的人、詢問的電話、落在桌上的文件，以及其他人要求你的事情，來決定工作的優先次序。換句話說，你一天的活動會是由別人決定的。他們不但不知道你的目標，也不在乎你的目標，如果由別人決定，你怎麼可能會達到你的目標呢？雖然一天還是在百忙之中度過，但你只會感到茫然、毫無所獲，與自己目標相關的事情一件都沒做。
記錄在手機裡
你與人的約會、會議、活動、待辦事項，都應該記在智慧型手機裡，而不是記在散置桌面的隨意貼、便條紙、留言單或是手上。將所有訊息記在手機裡，然後將所有紙條丟掉。
現在智慧型手機有許多用來記事和行事曆的 APP 軟體，可記錄每日計畫、每週計畫、行事曆、待辦事項，也可隨時記錄創意點子、日記、好友生日等。記錄的方式除了可用寫之外，還可讓你很方便的使用拍照、錄音等方式。這些記錄下來的內容永遠不會遺失，因為它可讓你同步到一般電腦或是免費的雲端儲存空間上。如果你還沒有使用智慧型手機，我建議可考慮購買，以有效的做記錄。
養成手機隨手記錄的習慣後，就不必隨時惦記著有哪些事要處理？有哪些電話要回？有哪些文具出門時要記得買？這時，你才有可能一次專心的做一件事情，而不必整天再過得緊張兮兮，也才會有時間做計畫，以及從事創造性的思考。
和大多數使用智慧型手機的人一樣，除非到戶外運動，否則我都會隨身攜帶手機。不論回家、開會、外出洽談，我都會帶著，因為裡面有我所需要查閱的資訊，也讓我可隨時記錄將來我所需要的資訊。
將目標轉換為計畫
達成目標的祕訣就是：將目標轉換為計畫。
福特汽車創辦人亨利•福特（Henry Ford）曾說：「如果將事情分成細部處理，每件事都不難。」
每當你設定好一個新目標，就應花點時間仔細規畫，將目標轉換為可執行的細部工作。將這些子項工作填入每週或每日計畫內，然後按著計畫進行。有時礙於工作的前後關係，你無法一次將所有子項工作都寫上去，但是你必須將能夠安排的工作寫上去，當一件工作做完後，再寫下一項或幾項能夠執行的工作。只要能確實執行，就可順利的達成目標了。
擬定計畫可以使你妥善應付任何艱困的目標。以下將說明如何擬定每週計畫及每日計畫。
每週計畫
對於個人來說，計畫可分每週計畫和每日計畫。
我習慣在週末有空時來做每週計畫。作法很簡單，只要將未來一週想要完成的事情填入手機上的行事曆即可。因為手機的行事曆是和 Google 行事曆同步，所以我的祕書也可隨時知道我記錄的事項與行程。
做完每週計畫後，你會對未來一週充滿期待，這對於積極態度的培養也十分有幫助。
手機行事曆軟體
關於手機上的行事曆應用軟體（APP），種類非常多，有些是免費的，有些則要三、五元美金。我用過幾個不同的APP 軟體，效果都不錯。
我目前使用的是 Awesome Calendar，它顯示行事曆有三個模式：一整個月、半週、一天；可惜沒有顯示一週的模式。對於會重複循環的事項或行程，可很方便的輸入一次即可。例如，我每個月月初的第一天，要領生活費給我媽媽，只要輸入一次就可無限次的循環；我每週二上午九時三十分至中午十二時二十分要上三小時的課程，也只要輸入一次即可。
不論你用哪一種手機行事曆軟體，最重要的是要能夠和電腦上的行事曆同步。電腦上的行事曆我建議使用 Google 日曆，因為 Google 的市佔率最高、最有影響力，大部分的行事曆軟體都可與 Google 日曆同步。同步的好處至少有兩點：第一，你可以讓祕書知道你的行程，並幫你填入會議、與人會面等行程；第二，記錄下來的內容有備份，永遠不會遺失。
參照自己的目標
擬定每週計畫時，一定要參考自己所設定的目標。
當你看到工作目標是完成某重要專案時，你會發覺還有許多資料需要上網搜尋，這時，你也許考慮利用未來一週某天下午的時間，專門用來上網找此專案的相關資料，你就可將此工作寫在行事曆上。
當你看到健康目標是每天運動半小時，你會發覺你已經好幾週因為工作忙碌而中斷運動了。這時，你應承諾自己從星期一起，每天晚上到附近的學校操場慢跑或快走半小時，並將此計畫寫在行事曆上。
當你看到家庭目標是每星期和配偶與孩子外出用餐一次，你會發覺已經有好幾個月的時間沒有這樣做了，這時，你應將此計畫記在未來一週的某一天晚上。
每日計畫
每天一定至少要花五到十分鐘做每日計畫，強迫自己寫下要做的工作，排出它們的優先次序，並決心執行。這個每日計畫有一種使你潛意識必須服從的力量，長期下來，會成為不需意志努力的自發行為，這對你一生都會有深遠的影響。
手機每日計畫軟體
對於每日計畫，我是寫在智慧型手機上的待辦清單軟體Clear 上（參見第 3 章），每天大概列出五到十項工作。對於最近一、兩天內要做的工作，也是寫在每日計畫項下。
至於近期內（數週或數個月內）必須完成的工作，我另有個「近期工作」的項目。例如，剛接到考選部的電話，希望我兩週內提出一個計畫的申請書，所以我就將此工作寫在近期工作的項目下，並註明到期日；另外，我最近要準備四個月後到新加坡的演講，所以也將此工作寫在近期工作項下。當然，四個月後到新加坡的行程早已寫在行事曆上了。
處理完畢的工作，我用手指右掃一下，Clear 會將它暫時放在最下方，並劃上刪除線，以表示做完。這樣每天下班時可一目瞭然當天做了哪些事，哪些事還沒做。這時，再將那些劃上刪除線的工作用手指左掃一下，即可完全刪除。
至於要記錄下來以免遺忘的事情，我也是記在待辦清單上。例如，向人借錢或借書時，我一定立刻記在此部分。這樣即使一、兩天後，仍能清楚的知道向人借的錢或書是否尚未歸還。
順便一提，在 Clear 上，我除了有「每日計畫」和「近期工作」兩個項目外，還有「購物清單」、「工業工程學會」等項目。購物清單項下我會隨時記錄需要購買的物品，工業工程學會（目前由我擔任理事長）項下則可讓我記錄學會需要處理的工作。事實上，在我修訂這本書的這段時間，我還增加了一個「個人時間管理」項目，這樣我可以隨時記錄時間管理的一些例子或創意想法，以便寫在書中。
每日計畫的寫法
對於當天計畫要處理的事情，不必訂下確定的時間。安排每一分鐘做什麼事並沒有什麼意義，因為你無法預測事情所需要的時間，而且每天都有許多干擾和預期之外的事情，例如：同事來談事情、訪客、朋友的電話、緊急會議，這些干擾必然會破壞你所安排的計畫，結果使你非常沮喪，再也不想訂什麼計畫了。因此，每天只需將計畫要處理的工作項目列出即可。
在擬定每日計畫時，一定要有一、兩項是和自己目標相關的工作，否則忙了一天，卻對自己目標的達成毫無進展。每日計畫應在一天尚未開始工作前擬定，有些人喜歡在每天晚上做隔日的計畫，也是一種很好的方式。重要的是，不要等到已開始忙碌工作時再做，因為此時由於工作的壓力，無法仔細的思考，很可能會依事情的緊急性，而非重要性來安排。
最重要的是持續
幾乎每個人都聽說過每天擬定「每日計畫」的重要，有些人也曾經這樣做過幾次，甚至持續過一、兩個星期，但是有多少人真能每天確實擬出這樣一份簡單的計畫呢？
在我所認識的高級知識分子裡，能每天確實這樣做的人，不及十分之一，其中部分是我鼓勵他們這樣做的。全世界的專業人士能這樣做的人，不及 2%。這些人有個共同的特點：他們大多數是屬於成功的人，或是極有潛力而離成功不遠的人。
因此，擬定計畫最重要的就是「持續」。也許剛開始時，你並不太知道要如何擬定每日計畫，但是只要持續的去做，逐漸就會掌握到擬定每日計畫的訣竅。只要能持續一個月以上，你就會開始上癮，而讓每日計畫的擬定工作成為每日生活的一部分，這時你就自然步上了成功之途。
決定工作的優先次序
擬定每日計畫是確定每日工作優先次序的先期工作。在我所使用的手機 Clear 軟體上，當列出每日計畫後，只要手指按住要移動的工作，就可輕易的往上或往下搬動。我會按照工作的優先次序將重要的工作擺在上面。
決定優先次序的方法
首先，你最好在腦海裡回憶一下自己的目標，如此才能夠判斷出各項工作對你目標達成的重要性。接著，你就可以依工作的「重要性」和「緊急性」，將計畫要在今日完成的工作放在前面，其餘的放在後面。值得在此說明的是，前面的工作並不一定比後面的工作重要，而是對今天而言，前面的工作應優先於後面的工作處理。
決定工作的優先次序之後，基本上就要按著次序來處理。而且必須遵守一次只做一件事的原則，也就是「做完一件工作後，才可做下一件工作」，因為根據實際調查顯示，變換工作優先次序，是浪費時間的主因之一。
每天下班前看看自己完成了幾項工作。雖然不一定每天都能將所有列出希望完成的工作全部處理完畢，但別氣餒，因為只要你能依據重要的次序處理事情，最重要的工作一定都已經完成了。
工作的類別與處理程序
一般而言，所有工作都可歸於以下幾類：
1. 要交代部屬處理的工作
2. 需要與人聯絡協調的工作
3. 必須親自單獨處理的工作
通常我會按照以上一、二、三的次序處理工作。對於同類別工作的優先次序，則並不需要特別規定其優先次序。開始一天的工作時，我首先會優先處理「要交代部屬處理的工作」。因為部屬在每天工作前也要做他們自己的每日計畫，如果能盡早將我要他們做的工作告訴他們，他們就能將這些工作列入每日計畫中。
在交代部屬工作的同時，也可瞭解他們的工作進度，也許你會發覺他們的工作方法不是很有效率，而提出一些改進的建議。甚至你會發現他們目前或當日計畫要做的工作是完全不需要做的，而能及時糾正，以免違反時間管理的重要原則──不做虛工。
接著，我會處理「需要與人聯絡協調的工作」。因為現代人的特性就是忙，要聯絡到你要找的人，並不是一件容易的事，可是每個人每天早上一定都會到辦公室，所以如果一早就撥電話聯絡的話，順利聯絡上的機率最大；即使你要找的人尚未進辦公室，只要你留話給他的祕書或同事，當他抵達辦公室時，自然會看到留言而立刻和你聯絡。
此外，一早聯絡的好處是，如果需要當日碰面討論的話，也可以盡早約好時間，否則中午過後，就很難能找到彼此都有空的時間，而必須再拖延到隔日了。
做完前面兩類工作後，我會開始處理「必須親自單獨處理的工作」。這些工作大部分都是對於我所設定目標的達成有直接貢獻與影響的工作。每天我至少會安排一、兩段，每段一、兩小時（有時高達三、四小時）獨自的專心時間，用來處理當日所列出的這些工作。如果你想達成目標，每日計畫一定要盡量安排與目標相關的活動。
當然，在一天的上班時間中，會不斷湧入各項瑣事，但是對於不是很緊急的事情，盡量不要打斷預定的專心時間。
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